Saan vielä nykyisinkin olla joidenkin yhdistysten tai toimielinten puheenjohtaja ja monien sellaisten jäsen.

 

Puheenjohtajan ja jäsenen roolissa otan tänään esille sihteerien roolin ja toiminnan.

 

Minua häiritsee ja kummastuttaa monien kokoussihteerien vitkuttelu muistioiden ja pöytäkirjojen kirjoittamisessa ja jakelussa.

 

Työelämässä puheenjohdin kerran kuukaudessa neuvonpitoa, jossa käsittelimme ja teimme päätöksiä suuruusluokaltaan 40 – 50 miljoonan euron suuruisista kysymyksistä.  Olin puheenjohtajuuden lisäksi myös noiden palaverien – raaka-ainepalaveri – sihteeri.

 

Palaverit kestivät hieman yli kaksi tuntia ja niiden päätöksillä linjattiin maamme toiseksi suurimman rehuteollisuusyrityksen raaka-ainekysymykset vähintäänkin kuukaudeksi eteenpäin.

 

Jäin aina palaverin jälkeen kokoustilaan ja kirjoitin ennen kokoustamme luonnostelemani päätöspöytäkirjan valmiiksi ja lähetin valmiin pöytäkirjan kokouksen osanottajille ja myös muille vastuuhenkilöille, joiden piti saada tieto päätöksistämme. Usein kävi niin, että pöytäkirja oli vastaanottajien sähköpostissa heti, kun vastaanottaja ehti avaamaan sähköpostinsa.

 

Nykyään kummastelen, kun kokousten ja palaverien sihteerit tussaroivat pöytäkirjojen laadinnassa jopa päivätolkulla.

 

Toki poikkeuksiakin on ja eräs heistä oli taannoin Keskustan Pirkanmaan piirin toiminnanjohtaja, joka piirikokouksen jälkeen ahersi piiritoimistolla kokousta seuraavan yökauden niin, että eilisin pidetyn kokouksen pöytäkirja oli osanottajien sähköpostissa viimeistään seuraavana aamuna.

 

Niitä aikoja kaipaan!

 

 

-Esko Erkkilä-